Bewaar alle belangrijke HR-gegevens rond elke medewerker in één duidelijk profiel.

Van persoonsgegevens en contactgegevens tot functie, team, contractinformatie, arbeidsregime, documenten, opleidingen en historiek: alles staat op één plek en blijft makkelijk terug te vinden.

Probleem

In veel organisaties zitten medewerkersgegevens verspreid over verschillende systemen, bestanden en mailboxen. Daardoor weet HR niet altijd welke informatie actueel is, welke gegevens ontbreken of waar de juiste versie staat.

Hoe Qaro helpt

• Je beheert alle basisgegevens vanuit één medewerkersprofiel.
• Je koppelt documenten, taken, opleidingen en historiek rechtstreeks aan de juiste medewerker.
• Je ziet sneller welke informatie volledig is en waar nog iets ontbreekt.
• Je vermijdt dubbele lijsten, verouderde bestanden en losse opvolging via mail.

Resultaat

HR werkt met één betrouwbare bron voor alles rond de medewerker.

Vraag documenten op, volg hun status en bewaar ze meteen in het juiste medewerkersdossier.

Qaro helpt HR om documenten gestructureerd op te vragen, te laten invullen of ondertekenen, en daarna automatisch te koppelen aan de juiste medewerker.

Probleem

HR-documenten worden vaak via mail opgevraagd, manueel opgevolgd en daarna ergens in een map bewaard. Daardoor is het moeilijk om te weten welk document ontbreekt, welke versie geldig is en wie nog actie moet ondernemen.

Hoe Qaro helpt

• Je start een documentverzoek vanuit het medewerkersprofiel.
• De medewerker weet duidelijk welk document nodig is.
• HR volgt per document de status op.
• Ingevulde, geüploade of ondertekende documenten komen terecht in het juiste dossier.
• Je houdt overzicht op ontbrekende, lopende en afgeronde documenten.

Resultaat

Minder manuele opvolging en altijd zicht op ontbrekende of lopende documenten.

Zet HR-acties om in duidelijke taken en volg ze op vanuit het medewerkersdossier.

Veel HR-acties ontstaan rond één medewerker: een document ontbreekt, een contract moet worden nagekeken, materiaal moet worden voorzien of een manager moet iets bevestigen. In Qaro koppel je die acties rechtstreeks aan de juiste persoon.

Probleem

Zonder centrale opvolging verdwijnen HR-acties snel in mails, losse lijstjes of mondelinge afspraken. Daardoor is het onduidelijk wie wat moet doen, tegen wanneer iets klaar moet zijn en welke acties nog openstaan.

Hoe Qaro helpt

• Je maakt taken aan vanuit het medewerkersdossier.
• Je koppelt acties aan documenten, statussen of processen.
• Je wijst taken toe aan HR, managers, IT of medewerkers.
• Je volgt per medewerker wat nog openstaat.
• Je ziet sneller welke acties geblokkeerd, dringend of afgerond zijn.

Resultaat

Iedereen weet wat er moet gebeuren, voor wie en tegen wanneer.

Bepaal wie welke HR-informatie mag zien, aanpassen of opvolgen.

Niet iedereen heeft dezelfde toegang nodig. HR, managers, medewerkers en directie werken elk met andere informatie. Qaro helpt om gevoelige gegevens af te schermen en tegelijk samenwerking mogelijk te maken.

Probleem

HR-informatie is vaak gevoelig: contracten, looninformatie, persoonlijke gegevens, documenten, evaluaties of interne notities mogen niet zomaar voor iedereen zichtbaar zijn. Zonder duidelijke rechten wordt informatie te breed gedeeld, of net te moeilijk toegankelijk voor wie ermee moet werken.

Hoe Qaro helpt

• Je bepaalt wie gegevens, documenten en acties mag bekijken.
• Je stelt rechten in per rol, team of gebruiker.
• Managers krijgen toegang tot relevante informatie over hun team.
• Medewerkers zien alleen wat voor hen bedoeld is.
• Gevoelige documenten of gegevens blijven afgeschermd.

Resultaat

De juiste informatie is zichtbaar voor de juiste persoon.

Hou bij wat veranderde in het medewerkersdossier, zodat belangrijke HR-informatie betrouwbaar blijft.

Functies, teams, contracten, arbeidsregimes, documenten en voordelen veranderen doorheen de tijd. Qaro helpt om die wijzigingen overzichtelijk te bewaren in de context van de medewerker.

Probleem

Wanneer wijzigingen verspreid zitten over mails, documenten of losse notities, wordt het moeilijk om beslissingen te reconstrueren. HR verliest zicht op wat vroeger gold, wat vandaag geldig is en waarom iets werd aangepast.

Hoe Qaro helpt

• Je bewaart belangrijke wijzigingen in het medewerkersdossier.
• Je koppelt historiek aan contracten, functies, documenten, statussen of voordelen.
• Je ziet wat vandaag geldig is en wat vroeger van toepassing was.
• Je behoudt context bij beslissingen, afspraken of controles.
• Je maakt het dossier betrouwbaarder voor HR, management en rapportering.

Resultaat

Je medewerkersdossier blijft volledig, actueel en betrouwbaar doorheen de tijd.

Zet bij elke nieuwe medewerker automatisch de juiste stappen klaar.

Van documenten en taken tot materiaal, toegangen, welkominformatie en deadlines: Qaro helpt om onboarding telkens op dezelfde duidelijke manier te laten verlopen.

Probleem

Nieuwe medewerkers starten vaak met losse mails, checklistjes en afspraken tussen HR, manager en IT. Daardoor is het onduidelijk wat al geregeld is, wie nog iets moet doen en welke informatie de medewerker al kreeg.

Hoe Qaro helpt

• Je start een onboardingflow vanuit het medewerkersprofiel.
• Qaro zet automatisch taken klaar voor HR, manager, IT en medewerker.
• Documenten, materiaal, toegangen en welkominformatie worden gekoppeld aan dezelfde flow.
• Je ziet per medewerker welke stappen klaar, lopend of geblokkeerd zijn.
• Managers en collega’s krijgen duidelijk zicht op hun eigen acties.

Resultaat

Elke medewerker krijgt een consistente start, zonder dat HR alles manueel moet bewaken.

Koppel acties aan statussen, zodat elk HR-proces vanzelf vooruitgaat.

Wanneer een medewerker, document of proces van status verandert, weet Qaro welke taak, melding, documentflow of reminder moet volgen.

Probleem

HR-processen vallen vaak stil omdat de volgende stap niet automatisch zichtbaar wordt. Iemand moet onthouden dat er nog een document nodig is, dat IT iets moet regelen of dat een manager moet bevestigen.

Hoe Qaro helpt

• Je koppelt taken en acties aan specifieke statussen.
• Statuswijzigingen kunnen automatisch nieuwe taken, reminders of documentverzoeken activeren.
• HR ziet welke flows wachten op actie.
• Verantwoordelijken krijgen alleen de stappen die voor hen relevant zijn.
• Je vermijdt dat processen afhangen van geheugen of losse opvolging.

Resultaat

De volgende stap verschijnt automatisch zodra de status verandert.

Geef elke betrokkene precies de taken die nodig zijn voor een vlotte start of uitstroom.

HR hoeft niet alles zelf te verzamelen of door te sturen. Qaro maakt zichtbaar wie wat moet doen, tegen wanneer en voor welke medewerker.

Probleem

Bij onboarding en offboarding zijn meerdere mensen betrokken. Zonder centrale taakverdeling raken acties verspreid over mails, chatberichten en mondelinge afspraken.

Hoe Qaro helpt

• Je wijst taken toe aan HR, manager, IT, operations of medewerker.
• Elke taak blijft gekoppeld aan de juiste flow en medewerker.
• Deadlines en statussen maken opvolging concreet.
• HR ziet meteen welke acties nog openstaan.
• Managers en IT krijgen duidelijk zicht op hun eigen verantwoordelijkheden.

Resultaat

Iedereen weet wat er moet gebeuren, zonder extra coördinatiemails.

Begeleid vertrek met een duidelijke flow voor documenten, materiaal, toegangen en kennisoverdracht.

Qaro helpt HR om uitstroom gestructureerd op te volgen, zodat niets blijft liggen wanneer een medewerker vertrekt.

Probleem

Bij vertrek moeten vaak veel zaken tegelijk gebeuren: materiaal terugvragen, toegangen afsluiten, documenten regelen, een exitgesprek plannen en kennis overdragen. Zonder vaste flow worden stappen gemakkelijk vergeten.

Hoe Qaro helpt

• Je start een offboardingflow vanuit het medewerkersprofiel.
• Qaro zet taken klaar voor HR, manager, IT en medewerker.
• Assets, documenten en toegangen worden afzonderlijk opgevolgd.
• Je ziet welke stappen afgerond of nog open zijn.
• De historiek blijft bewaard in het medewerkersdossier.

Resultaat

Vertrek verloopt gecontroleerd, volledig en traceerbaar.

Laat medewerkers opleidingen aanvragen en volg goedkeuring, planning, deelname en bewijs op één plek.

Qaro brengt aanvraag, goedkeuring, kost, planning, deelname en attest samen in één duidelijke flow.

Probleem

Opleidingsaanvragen zitten vaak verspreid over mails, Excel-lijsten en losse documenten. Daardoor mist HR overzicht over wie wat vroeg, wat al goedgekeurd is en welke bewijzen nog ontbreken.

Hoe Qaro helpt

• Medewerkers of managers starten een opleidingsaanvraag.
• HR of manager keurt de aanvraag goed.
• Planning, kost en status blijven zichtbaar.
• Deelname en afronding worden opgevolgd.
• Attesten worden gekoppeld aan het juiste medewerkersdossier.

Resultaat

HR krijgt grip op opleidingen zonder losse lijsten of manuele opvolging.

Koppel certificaten, attesten en opleidingsbewijzen automatisch aan de juiste medewerker.

Zo blijft duidelijk welke bewijzen beschikbaar zijn, welke certificaten verlopen en waar HR ze terugvindt.

Probleem

Attesten worden vaak na een opleiding doorgemaild of lokaal opgeslagen. Na verloop van tijd is niet meer duidelijk wie welk bewijs heeft, welke versie geldig is of wanneer iets vernieuwd moet worden.

Hoe Qaro helpt

• Je bewaart attesten rechtstreeks in het medewerkersdossier.
• Bewijzen kunnen gekoppeld worden aan opleiding, functie of compliance-eis.
• Verloopdata en statussen maken opvolging mogelijk.
• HR ziet welke bewijzen ontbreken of vernieuwd moeten worden.
• Managers kunnen relevante info raadplegen binnen hun rechten.

Resultaat

Opleidingsbewijzen blijven vindbaar, actueel en gekoppeld aan de juiste context.

Bereid evaluaties voor, verzamel feedback en bewaar verslagen in de juiste context.

Qaro helpt evaluaties koppelen aan functie, team, competenties, actiepunten en historiek.

Probleem

Evaluaties worden vaak voorbereid in losse documenten en verdwijnen daarna in mappen. Daardoor is het moeilijk om feedback te vergelijken, acties op te volgen of evolutie zichtbaar te maken.

Hoe Qaro helpt

• Je werkt met evaluaties per medewerker, rol of team.
• Feedback en verslagen blijven gekoppeld aan het medewerkersprofiel.
• Actiepunten kunnen meteen taken worden.
• Evaluatiehistoriek blijft raadpleegbaar.
• HR behoudt overzicht over geplande, lopende en afgeronde evaluaties.

Resultaat

Evaluaties worden een opvolgbaar proces in plaats van een los document.

Leg vast welke competenties bij een functie horen en maak groeikansen zichtbaar.

Qaro helpt om functieprofielen, competenties, expertises en ontwikkelnoden samen te brengen.

Probleem

Competenties zitten vaak impliciet in hoofden, vacatures of functiebeschrijvingen. Daardoor is het moeilijk om objectief te bepalen waar iemand staat of welke groei nodig is.

Hoe Qaro helpt

• Je koppelt competenties aan functies en rollen.
• Medewerkers kunnen beoordeeld worden op relevante competenties.
• Gaps worden zichtbaar per persoon, team of functie.
• Opleidingen en ontwikkelacties kunnen gekoppeld worden aan ontbrekende competenties.
• HR krijgt betere input voor groei- en evaluatiegesprekken.

Resultaat

Groei wordt concreter omdat functies, competenties en acties met elkaar verbonden zijn.

Toon wie waar zit in de organisatie, welke teams bestaan en hoe rapporteringslijnen lopen.

Qaro maakt de organisatiestructuur zichtbaar vanuit echte HR-data: medewerkers, teams, functies en leidinggevenden.

Probleem

Organigrammen worden vaak manueel gemaakt in slides of documenten. Zodra iemand van functie verandert, een team wisselt of een nieuwe manager krijgt, is het schema alweer verouderd.

Hoe Qaro helpt

• Je bouwt het organigram op basis van medewerkers, teams en managers.
• Wijzigingen in profielen kunnen doorwerken in de structuur.
• Je navigeert van team naar medewerker en omgekeerd.
• HR behoudt overzicht over rapporteringslijnen.
• Je kan een duidelijke versie tonen aan medewerkers of management.

Resultaat

Het organigram blijft bruikbaar omdat het vertrekt vanuit actuele HR-informatie.

Leg functies, rollen en verantwoordelijkheden vast zodat iedereen met dezelfde structuur werkt.

Qaro helpt om functieprofielen, rollen, teams, competenties en verantwoordelijkheden te verbinden.

Probleem

Functies en rollen zitten vaak verspreid over vacatures, contracten, functiebeschrijvingen en interne afspraken. Daardoor ontstaat discussie over wat een rol precies inhoudt.

Hoe Qaro helpt

• Je beheert functies en rollen op één plek.
• Je koppelt functies aan teams, medewerkers en competenties.
• Verantwoordelijkheden blijven zichtbaar.
• HR gebruikt dezelfde structuur in evaluaties, rechten en workflows.
• Wijzigingen blijven traceerbaar in de historiek.

Resultaat

Functies worden een levende structuur in plaats van losse functiebeschrijvingen.

Zorg dat elke medewerker correct verbonden is met team, functie en leidinggevende.

Zo wordt de structuur bruikbaar voor rapportering, rechten, flows en opvolging.

Probleem

Wanneer team- of managerinformatie niet centraal beheerd wordt, ontstaan fouten in rapportering, rechten en communicatie. HR moet dan manueel uitzoeken wie bij welk team hoort.

Hoe Qaro helpt

• Je koppelt medewerkers aan team, functie en manager.
• Structuurgegevens staan zichtbaar in het medewerkersprofiel.
• Wijzigingen kunnen worden bewaard in de historiek.
• Rechten en workflows kunnen rekening houden met team of manager.
• Rapportering wordt betrouwbaarder.

Resultaat

De juiste structuur zit meteen in het medewerkersdossier.

Geef HR, managers en medewerkers duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Qaro helpt om verantwoordelijkheden te koppelen aan rol, team, proces of taak.

Probleem

In veel organisaties is onduidelijk wie eigenaar is van bepaalde HR-acties. Daardoor blijven beslissingen hangen, worden taken doorgeschoven of neemt HR te veel operationele opvolging op zich.

Hoe Qaro helpt

• Je legt verantwoordelijkheden vast per rol of proces.
• Taken en workflows kunnen automatisch naar de juiste persoon gaan.
• Managers zien waarvoor ze verantwoordelijk zijn.
• HR houdt overzicht zonder alles zelf te moeten uitvoeren.
• Medewerkers weten bij wie ze terechtkunnen.

Resultaat

Minder onduidelijkheid over eigenaarschap en opvolging.

Bekijk in één oogopslag welke taken, documenten, flows of medewerkers aandacht vragen.

Qaro brengt open taken, ontbrekende documenten, lopende flows en aandachtspunten samen in één operationeel overzicht.

Probleem

HR-acties zitten vaak verspreid over mailboxen, medewerkersdossiers, documenten en losse takenlijsten. Daardoor is het moeilijk om snel te zien wat vandaag prioriteit heeft.

Hoe Qaro helpt

• Je ziet open acties in één dashboard.
• Je filtert op medewerker, team, status of verantwoordelijke.
• Je klikt door naar het juiste dossier of proces.
• Je ziet sneller wat dringend, geblokkeerd of onvolledig is.
• HR kan dagelijkse opvolging starten vanuit één overzicht.

Resultaat

HR werkt proactiever omdat open acties meteen zichtbaar zijn.

Zie welke trajecten lopen, welke stappen geblokkeerd zijn en wie nog actie moet nemen.

Qaro maakt lifecycle-processen zichtbaar via statussen, deadlines, taken en verantwoordelijken.

Probleem

Onboarding en offboarding bestaan uit veel kleine stappen. Zonder procesoverzicht ziet HR pas laat dat iets blijft hangen, ontbreekt of bij de verkeerde persoon ligt.

Hoe Qaro helpt

• Je bekijkt alle lopende onboarding- en offboardingflows.
• Je ziet status, voortgang en verantwoordelijke per traject.
• Geblokkeerde of laattijdige stappen vallen sneller op.
• Je klikt door naar medewerker of taak.
• Management krijgt zicht op proceskwaliteit en doorlooptijd.

Resultaat

HR behoudt grip op instroom en uitstroom zonder elke flow apart te controleren.

Breng deelname, open aanvragen, geplande evaluaties en afgeronde acties samen in duidelijke rapporten.

Qaro maakt ontwikkeling meetbaarder door opleidingen, evaluaties, competenties en actiepunten te verbinden.

Probleem

Zonder rapportering weet HR moeilijk hoeveel opleidingen lopen, welke evaluaties gepland zijn of welke ontwikkelacties nog openstaan.

Hoe Qaro helpt

• Je ziet opleidingsaanvragen per status.
• Je volgt deelname en bewijzen op.
• Je bewaakt geplande en afgeronde evaluaties.
• Je ziet ontwikkelacties per medewerker of team.
• Je krijgt input voor HR-gesprekken en managementrapportering.

Resultaat

Ontwikkeling wordt zichtbaar in plaats van versnipperd over documenten en mails.

Zie welke documenten ontbreken, verlopen of nog ondertekend moeten worden.

Qaro helpt HR om documentopvolging concreet te maken via statussen, vervaldata, handtekeningen en verantwoordelijken.

Probleem

Documentopvolging wordt snel onoverzichtelijk wanneer documenten verspreid zitten over dossiers, mails en mappen. HR moet dan manueel controleren wat ontbreekt of vervalt.

Hoe Qaro helpt

• Je ziet documenten per status: ontbrekend, lopend, ondertekend of verlopen.
• Je filtert op documenttype, medewerker, team of deadline.
• Je start meteen een documentverzoek vanuit het overzicht.
• Je ziet welke documenten aandacht vragen.
• Je houdt beter zicht op compliance zonder absolute juridische claims te maken.

Resultaat

HR weet sneller welke documenten actie vragen.