USE CASE - DOCUMENTEN OPVRAGEN ZONDER LOSSE MAILS

Een document opvragen begint vaak klein. Eén mail naar een medewerker. Daarna een herinnering. Daarna een nieuwe versie. Daarna een ondertekend document. Daarna nog even opslaan in de juiste map.

Maar zodra je dit voor meerdere medewerkers tegelijk doet, wordt het onoverzichtelijk.

Wie heeft al geantwoord?
Welke versie is de juiste?
Wat moet nog ondertekend worden?
Waar staat het definitieve document?
Wie moet nog herinnerd worden?

Documentbeheer wordt dan geen administratie meer, maar speurwerk.

In Qaro start HR een documentverzoek rechtstreeks vanuit het medewerkersprofiel. Het document krijgt een duidelijke context: voor welke medewerker, welk type document en welke actie nodig is.

Daarna volgt Qaro de flow verder op:

• HR vraagt het document op;
• de medewerker krijgt een duidelijke actie;
• het document wordt geüpload, ingevuld of ondertekend;
• de status wordt zichtbaar voor HR;
• het document wordt gekoppeld aan het juiste dossier.

Zo blijft de opvolging niet hangen in mailboxen of losse mappen. Elke stap is zichtbaar en verbonden met de medewerker waarvoor het document bedoeld is.

Qaro maakt van documentbeheer een opvolgbare flow in plaats van een losse mailketting.

HR opent de HR-hub en ziet dat bij een medewerker nog een document ontbreekt. Vanuit het medewerkersdossier start HR meteen een documentverzoek.

De medewerker krijgt een duidelijke taak en weet welk document nodig is. Zodra het document wordt opgeladen of ondertekend, wijzigt de status. HR hoeft niet te zoeken in mails en hoeft het document niet manueel in een map te plaatsen.

Het document staat meteen waar het hoort: in het juiste medewerkersdossier.

Geen losse opvolging. Geen verloren versies. Geen twijfel over de status.

Met Qaro krijgt HR meer controle over documentopvolging zonder extra administratie toe te voegen.

Qaro helpt om:

• ontbrekende documenten sneller te detecteren;
• medewerkers duidelijker aan te sturen;
• minder herinneringen manueel te versturen;
• documentstatussen beter op te volgen;
• definitieve documenten meteen correct te bewaren.

Minder mailverkeer, minder zoekwerk en meer zekerheid dat elk document op de juiste plek staat.