USE CASE - DOCUMENTEN OPVOLGEN DIE ONTBREKEN, VERVALLEN OF HANDTEKENING VRAGEN

Documenten kunnen aanwezig zijn, maar toch moeilijk op te volgen.

Welk document ontbreekt nog?
Welke versie is definitief?
Wat moet nog ondertekend worden?
Welk attest vervalt binnenkort?
Bij welke medewerker hoort deze opvolging?

Als HR die antwoorden manueel moet zoeken in mappen, mails of aparte lijsten, wordt documentbeheer snel foutgevoelig.

Documentopvolging wordt riskant wanneer status en context niet zichtbaar zijn.

Qaro maakt zichtbaar welke documenten ontbreken, lopend zijn, ondertekend zijn, verlopen of aandacht vragen.

Qaro helpt HR om:

• documenten per status op te volgen;
• te filteren op documenttype, medewerker, team of deadline;
• ontbrekende documenten meteen op te vragen;
• verlopen of bijna verlopen documenten sneller te detecteren;
• documenten aan het juiste medewerkersdossier te koppelen.

Zo hoeft HR niet telkens te zoeken waar een document staat of wat ermee moet gebeuren.

Qaro maakt documentopvolging concreet, zichtbaar en actiegericht.

HR opent het documentoverzicht en filtert op “ontbrekend”. Daar verschijnt een medewerker waarvoor nog een verplicht document ontbreekt.

Vanuit het overzicht klikt HR door naar het medewerkersdossier en start meteen een documentverzoek. Zodra de medewerker het document uploadt of ondertekent, wijzigt de status.

HR hoeft geen aparte herinnering, mapcontrole of Excel-lijst bij te werken.

De status toont wat nodig is, de flow helpt om het op te lossen.

Met Qaro krijgt HR beter zicht op ontbrekende, lopende en vervallende documenten.

Qaro helpt om:

• sneller te zien welke documenten ontbreken;
• minder afhankelijk te zijn van manuele controles;
• documentverzoeken gerichter te starten;
• vervaldata en handtekeningen beter op te volgen;
• documentcontext per medewerker te bewaren.

Zo weet HR sneller welke documenten aandacht vragen en welke actie nodig is.