CHECKLIST PREBOARDING: ALLES KLAAR VÓÓR DAG 1

In deze whitepaper vind je een complete checklist die je stap voor stap helpt om van preboarding een krachtig instrument te maken. Een checklist die ervoor zorgt dat je geen enkel detail vergeet, en waarmee je nieuwe collega’s de beste start geeft die ze zich kunnen wensen. Waar onboarding vaak in de spotlight staat, blijft preboarding onderbelicht – en dat is zonde.

Uit HRM Trends 2025 blijkt:

• Medewerkers die een positieve preboarding ervaren, zijn 58% sneller productief
• 33% minder verloop in het eerste jaar bij gestructureerde voorbereiding
• 67% hogere tevredenheid over het aanwervingsproces

In deze checklist bundelen we alle stappen om je preboarding foutloos te laten verlopen, inclusief praktijkvoorbeelden en tips.

Het moment tussen het tekenen van een contract en de eerste werkdag lijkt vaak onschuldig, maar in werkelijkheid is het een van de meest kwetsbare fases in de employee journey. Nieuwe medewerkers zitten nog midden in de overgang: ze nemen afscheid van hun vorige werkgever en kijken nieuwsgierig maar ook onzeker uit naar de nieuwe stap.

Zonder aandacht voor preboarding ontstaan er risico’s:

• Kandidaten haken alsnog af omdat het enthousiasme afneemt of een ander aanbod lonkt.
• Onzekerheid groeit wanneer er wekenlang radiostilte is vanuit de nieuwe werkgever.
• HR en leidinggevenden worden overspoeld met last minute vragen en praktische problemen.

Met een sterk preboardingproces benut je daarentegen enorme kansen:

• Je houdt de energie en motivatie van de nieuwe medewerker vast.
• Je bouwt vanaf dag één vertrouwen en betrokkenheid op.
• Je zorgt dat alle praktische en administratieve zaken vooraf geregeld zijn, zodat de eerste werkdag draait om verbinding in plaats van papierwerk.

Kortom: preboarding is geen extraatje, maar een krachtige hefboom die retentie, engagement en productiviteit in een hogere baan brengt. Wie dit proces serieus neemt, wint meteen aan professionaliteit én aan aantrekkingskracht als werkgever.

Radiostilte na de handtekening – het eerste zwarte gat.
Effect: twijfel en no-showrisico.
Oplossing: vaste communicatiecadans met duidelijke next steps.

Alleen het praktische regelen, geen band opbouwen
Effect: lage betrokkenheid, “koude start”.
Oplossing: welkomstboodschap van leidinggevende, korte teamintro, buddy-teaser

Materiaal en toegangen te laat
Effect: Verlies aan stuwkracht en productiviteit op dag 1.
Oplossing: provisioning-checklist met deadlines en prechecks.

Administratie pas op de eerste dag
Effect: eerste indruk = papierwerk.
Oplossing: digitale intake en e-sign vooraf; policy-acknowledgements in het portaal.

One-size-fits-all content
Effect: irrelevante info, cognitieve overload.
Oplossing: segmentatie per rol, locatie, senioriteit; content in hapklare modules.

Manager niet actief betrokken
Effect: gebrek aan ownership en richting.
Oplossing: manager playbook (welkomstscript, 30/60/90-doelen), automatische reminders.

Geen concrete planning voor week 1
Effect: verloren tijd en onduidelijkheid, wat zorgt voor een start in de mist.
Oplossing: gedeelde weekplanning met doelen, kennismakingen en “first wins”.

Geen buddy of mentor
Effect: trage sociale onboarding, veel losse vragen bij HR.
Oplossing: buddy-aanstelling met duidelijke verwachtingen en korte checklist.

Silo’s tussen HR, IT, Finance en Facilities
Effect: gaten in het proces, dubbel werk.
Oplossing: RACI-matrix, gezamenlijke SLA’s en één centrale workflow.

Security & compliance onderschatten
Effect: datarisico’s
Oplossing: vooraf identity-verificatie, minimale toegangsrechten, verplichte policy-e-learning.

Stap per stap, je ideale vluchtplan voor dag één!

Fase 1 – Administratie

• Contract & policy digitaal laten ondertekenen – Gebruik Qaro’s e-sign functionaliteit om fouten te voorkomen.
• Persoonlijke gegevens verzamelen – Vraag bankrekening, adres, noodcontact via veilig formulier.
• Extralegale voordelen activeren – Maaltijdcheques, verzekeringen, mobiliteitsopties.
• Koppelen aan functieprofiel – Zo worden alle relevante workflows automatisch gestart.

🚀 Tip: Laat in Qaro een automatische herinnering sturen als gegevens ontbreken.

Fase 2 – IT & Werkplek

• Hardware klaarzetten – Laptop, telefoon, accessoires.
• Softwaretoegang regelen – E-mail, interne tools, specifieke licenties.
• Toegangsrechten voorzien – Badges, sleutels of codes.
• Werkplek gereedmaken – Bureau of thuiswerkset-up volledig in orde.
• IT onboarding inplannen – Sessie omtrent gebruik van tools en systemen.

🚀 Tip: Laat Qaro automatisch een IT-ticket lanceren zodra het contract getekend is.

Fase 3 – Team & Communicatie

• Welkomstmail sturen – Persoonlijk bericht van de leidinggevende.
• Introductie in interne kanalen – Chatgroep, intranet.
• Team informeren – Startdatum, rol, achtergrond.
• Buddy toewijzen – Voor praktische vragen en integratie in het team.
• Extra welkomstboost – Plan een welkomslunch met het team tijdens de eerste week. 

🚀 Tip: Voeg in Qaro een ‘buddy checklist’ toe met eerste week-activiteiten.

Fase 4 – Cultuur & Informatie

• Digitale welkomstgids delen – Missie, visie, kernwaarden, praktische info.
• Introductievideo’s sturen – Over het bedrijf, team en werkwijze.
• Eerste weekagenda plannen – Kennismakingsgesprekken, trainingen.
• FAQ toevoegen in Qaro – Antwoorden op veelgestelde vragen.
• Nieuwe collega betrekken – Maak een korte checklist voor de medewerker zelf om eigenaarschap te verhogen. 

🚀 Tip: Maak gebruik van korte, informele video’s om cultuur tastbaar te maken.

Fase 5 – Laatste checks voor dag 1

• Bevestigingsmail versturen – Locatie, uur, contactpersoon, dresscode.
• Opleidingsmateriaal vooraf delen – Alleen als relevant voor de start.
• Flow in Qaro controleren – Zijn alle taken afgerond?
• Herinneringen uitsturen – Naar HR, IT en facilitaire dienst.

🚀 Tip: Gebruik de ‘Ready-for-Launch’ flow in Qaro om alle betrokkenen automatisch aan boord te houden.

TechnoPlus, een West-Vlaamse KMO met 45 medewerkers, zette Qaro in als mission control voor hun preboarding.
Vóór Qaro vergat men vaak IT-accounts aan te maken en documenten tijdig te bezorgen.

Na 3 maanden gebruik:

• 100% van nieuwe medewerkers had alle middelen op dag 1
• Gemiddeld 2 uur minder HR-tijd per nieuwe aanwerving
• 92% gaf aan zich “zeer welkom” te voelen bij start

Wat is het verschil met onboarding?

• Preboarding: alle acties vóór de eerste werkdag, gericht op voorbereiding, administratie en het creëren van enthousiasme.
• Onboarding: de periode vanaf de startdag, waarin de medewerker wordt ingewerkt, de rol leert kennen en volledig geïntegreerd raakt in de organisatie.

Hoelang duurt preboarding?

Preboarding start zodra het contract ondertekend is en loopt door tot de eerste werkdag. In de praktijk duurt dit gemiddeld 2 tot 4 weken, afhankelijk van de opzegtermijn van de medewerker en de complexiteit van de functie.

Moet je al toegang geven tot interne tools?

Ja, het is aanbevolen om vooraf toegang te geven tot leer- en communicatietools, zodat de nieuwe collega zich kan voorbereiden en al connecties kan leggen. Toegang tot gevoelige data en bedrijfskritische systemen wordt pas op de eerste werkdag geactiveerd.

Hoeveel tijd vraagt preboarding echt?

Een goed ingericht preboardingproces vraagt wat opstartwerk, maar eenmaal digitaal verloopt het grotendeels op automatische piloot. Gemiddeld kost het HR slechts enkele uren per nieuwe medewerker, terwijl de winst in productiviteit, retentie en betrokkenheid veel groter is.

Wie is verantwoordelijk voor preboarding?

Preboarding is een gedeelde verantwoordelijkheid. HR zorgt voor administratie en coördinatie, IT en Facilities leveren de praktische middelen, en de leidinggevende en buddy nemen het menselijke en culturele luik op. Succesvolle preboarding ontstaat dus uit samenwerking tussen meerdere partijen.

Maak met Qaro van preboarding een vaste routine in je vluchtplan:

• Automatiseer je het volledige traject
• Houd je alle betrokkenen op de hoogte
• Meet je waar verbeteringen mogelijk zijn

Resultaat: geen stress, wél een vliegende start vol energie.

Met Qaro til je preboarding naar een professioneel en foutloos niveau. Geen losse mailtjes, geen Excel-lijstjes en geen last-minute stress, maar een strak en warm proces dat indruk maakt.

• Alles op één plek
  Documenten, taken en communicatie komen samen in één centrale omgeving. Nieuwe medewerkers vinden er alles wat ze nodig hebben, en HR behoudt volledig overzicht.
• Automatische herinneringen
  Qaro neemt het opvolgwerk uit handen. Van IT tot Facilities en van leidinggevende tot buddy: iedereen krijgt precies op tijd een seintje. Zo vergeet je nooit meer een cruciale stap.
• Meetbare resultaten
  Met realtime dashboards zie je in één oogopslag hoe preboarding verloopt. HR kan aantonen waar de winst zit en het management krijgt harde cijfers over engagement en productiviteit.

Qaro maakt van preboarding geen administratieve last, maar een krachtige eerste indruk — eentje die medewerkers verbindt en motiveert nog vóór hun eerste werkdag.